SAP ha venido ofreciendo respuestas estándares a las exigencias de mercado, y en el caso de la estandarización de formatos de intercambio de información bancaria, ofrece plantillas que facilitan la labor de integración de SAP con los bancos. Aún así, la integración no se genera de forma automática y esto hace que se requiera un esfuerzo para poder poner a tono el sistema SAP y su integración con el banco, en este orden de ideas los clientes SAP enfrentan las siguientes realidades:

No todas las compañías cuentan con personal interno con la destreza de adaptar las plantillas ofrecidas por SAP a las necesidades de los bancos.

No todas las empresas de consultoría tienen conocimiento en las estructuras ofrecidas por SAP para las soluciones de formatos con estructuras requeridas por las plataformas bancarias.

Muchos clientes SAP optan por la vía de desarrollos a la medida que terminan siendo rutas posiblemente interminables ya que no parten del estándar SAP y esto los lleva a desarrollar “manualmente” las soluciones.

Las empresas requieren soluciones rápidas que le permitan resolver su necesidad de facilitar la conectividad con los bancos.

Basado en este Marco Referencial, ZeTTa Soluciones Integrales como Partner SAP, ha optado por las mejores prácticas en este campo y ha logrado el uso adecuado de las herramientas ofrecidas por SAP para esta labor y ha creado los templates necesarios para que el cliente SAP pueda integrarse en el formato PAIN.001 versión 003 adecuado con el BAC (o sus instituciones bancarias).

Fácil de implementar. Siga haciendo uso de las transacciones estándares de pagos pero conecte sus resultados de la transacción de pagos automáticamente con el banco.

Estas plantillas están disponibles para:
Guatemala, Honduras, Panamá, Costa Rica, El Salvador y Nicaragua.

Esta funcionalidad reemplaza la carga manual de pagos en el banco por archivos automáticos, seguros, no editables por usuarios y mantiene en la plataforma bancaria el concepto de firmas de aprobación.

Una vez su compañía haya optado por el uso del intercambio H2H con el banco y haya comenzado a usar el pago a proveedores por medio de formatos PAIN.001, es hora de saber el estatus de esas instrucciones dadas al banco. Por la misma metodología de intercambio de comunicaciones SAP puede recibir los cambios de estatus en el pago por parte del banco. En un monitor diseñado para mostrar toda eventualidad ocurrida con cada lote de pago, puede enterarse de eventos como:

• Archivo Aceptado y pendiente por procesar
• Aceptado y procesado
• Erróneo y rechazado

Este monitor esta preparado para mostrar los estatus de instrucciones como:

• Pagos a Proveedores
• Pagos de nómina (*)
• Traslados de fondos entre cuentas (**)

  (*)Esta funcionalidad queda disponible si su empresa previamente ha optado por pagos de nómina en metodología H2H con PAIN.001
  (**)Esta funcionalidad queda disponible si su empresa ha implementado el uso de códigos repetitivos en H2H con PAIN.001 para trasladar fondos entre sus cuentas. Vea más detalle en el numeral 7 de esta sección.

Permita que SAP realice los reversos automáticos de las operaciones no exitosas en las instrucciones de pago a proveedores. ¿Le ha ocurrido que da las instrucciones de pago a su banco y ocurre que por alguna razón, como cuenta errada o algún estatus en la cuenta destino no permite que la operación de pago sea exitosa? En estos casos puede automatizar la operación de reverso una vez que el banco le notifique de la falla.

Cuando hace envíos masivos de instrucciones de pago puede que uno o varios de ellos queden en un estatus de error lo cual requiere un tratamiento dentro de SAP para poder corregir los datos errados y volver aplicar el pago.

Para estos casos el banco emite una respuesta a través de archivos PAIN.002, estos son recibidos por SAP y mostrados en el monitor de pagos (ver numeral 2 de esta sección). Cuando alguna de las instrucciones de pago no fue exitosa, se toma la respuesta automática del banco y se dan las instrucciones internas de reverso en SAP; dejando la trazabilidad y permitiendo preparar los registros para facilitar los eventos de control en conciliación de extractos bancarios.

¿Aún en su compañía tiene pagos a través de cheques?

¿Sabía que desde SAP puede dar la instrucción al banco para que el mismo banco se encargue de emitir esos cheques?.

Utilice la potencialidad que ofrece la metodología H2H junto con los formatos PAIN.001,así como emite las instrucciones de pagos a las cuentas de proveedores, pueden existir situaciones de negocio o casos con proveedores a los cuales aún se pague por vía cheque; a través de esta herramienta puede emitir archivos desde SAP al banco con las instrucciones para quesea el banco quien emita los cheques, esto permite una reducción de costo y de márgenes de error en su empresa.

Permita que SAP ayude en su compañía a automatizar los procesos, especialmente aquellos que por su naturaleza tecnológica son automatizables y evite tener personal dedicado a labores que el sistema puede hacer por usted.

Si ha realizado el pago a sus proveedores sea por vía transferencia a sus cuentas (ver numeral 1 de este sección) o usando las instrucciones para que el banco pague por vía cheques (ver numeral 4 de este sección), puede emitir avisos de pago a sus proveedores directamente desde SAP y una vez que el banco haya retornado el estatus de pago exitoso (ver numeral 2 de este sección).

Notifique por vía correo y en un formato que le permita conocer a su proveedor detalles como:
Detalle de Facturas pagadas
Descuentos realizados
Notas de crédito cruzadas
Número de operación del pago en el banco

Estos correos se emiten desde SAP en forma masiva y transparente para los usuarios y así mantiene informados a sus acreedores acerca de sus pagos en tiempo real.

De igual forma como puede notificar de los pagos a sus proveedores (ver numeral 5 de este sección), también puede hacer que desde SAP se envíen los correos a sus empleados cuando el banco haya realizado el abono a cuenta por concepto de nómina. El contenido del correo emitido desde nómina sería el recibo de nómina con los detalles de los conceptos. Esta funcionalidad permite que desde los componentes de SAP para nómina se preparen los pagos de forma normal, sin embargo, en el paso final de nómina se conecta la funcionalidad estándar de archivos PAIN.001 y haciendo uso del H2H obtendremos la respuesta del banco una vez que haya realizado el depósito real en la cuenta del empleado. Cuando SAP recibe la respuesta de transacción exitosa, prepara y envía los correos para sus trabajadores adjuntando el recibo de nómina que le corresponde.

¿Sabía que desde SAP puede dar las instrucciones para que su banco realice los traslados de fondos hacia otras cuentas de su misma compañía?. Este proceso define las rutas mas comunes, que son las relaciones entre sus cuentas bancarias por las cuales frecuentemente realiza los traslados de fondos. Esta herramienta se denomina CÓDIGOS REPETITIVOS en SAP y permite enviar la instrucción de traslado desde SAP. Igualmente se apoya en la ruta segura H2H y con formatos SEPA PAIN.001. Con estas operaciones automatizadas haciendo uso de conectividad H2H y formatos PAIN, se facilita el control para poder detectar estas partidas y poder realizar las conciliaciones.

Como parte de los eventos de control en las compañías, pero no menos traumática, está la conciliación bancaria. A través de la simplificación de los procesos unido al concepto de la automatización de comunicaciones con el banco se logra entregar al sistema la responsabilidad de labores repetitivas para que los eventos reales a conciliar sean más efectivos y simples.

A través de la estandarización de formatos como MT940 o MT942, su empresa puede recibir de forma transparente para sus usuarios los extractos directos desde el banco a SAP.
En una sola pantalla puede ver de forma gráfica el estado de los extractos que ha recibido el sistema y puede con este monitor determinar la posible ausencia de algún extracto.

Como parte de los eventos de control en las compañías, pero no menos traumática, está la conciliación bancaria. A través de la simplificación de los procesos unido al concepto de la automatización de comunicaciones H2H con el banco, se logra entregar al sistema la responsabilidad de labores repetitivas para que los eventos reales a conciliar sean más efectivos y simples.

A través de la estandarización de formatos como MT940 o MT942, su empresa puede recibir de forma transparente para sus usuarios los extractos directos desde el banco a SAP; con los formatos MT940 para que sea programada la recepción de los extractos de forma diaria o con el formato MT942 para que sea programada la recepción de los extractos bancarios en ciclos de horas, su empresa puede automatizar el cruce departidas a través de reglas claras. Una vez las tareas automáticas de recepción de los extractos se ejecuten y queden cargadas, se podrá visualizar un panorama de extractos cargados al sistema en el monitor dispuesto para este fin (ver numeral 8 de este catálogo). Con los extractos cargados y la correcta parametrización de reglas que permitan contrastar sus registros de cuentas bancarias con los eventos recibidos del banco y lograr armar las partidas conciliatorias. El extracto también puede informar a la compañía de eventos como notas aplicadas, que de acuerdo a los controles propios de cada compañía, pueden ser registradas como gasto o ingreso directamente del extracto bancario.

A través de instrucciones enviadas desde SAP, puede habilitar el uso del formato PAIN.008 conocido como Dédito Directo. con esta funcionalidad puede dar instrucciones al BAC para que realice traslados desde cuentas de la compañía de otros bancos hacia BAC. Estas instrucciones enviadas dese SAP generan monitoreo, trazabilidad y permiten integración con los extractos bancarios.

Desde la misma funcionalidad de códigos repetitivos puede lograr que SAP emita las instrucciones para que desde las cuentas de otros bancos se envíen fondos a su cuenta BAC. Esta funcionalidad le permite emitir estas instrucciones directamente al BAC quienes se encargarán del manejo de dinero desde sus cunetas propias en otros bancos hacia BAC.

El módulo de SAP FI LOAN, esta preparado para que pueda realizar el control de las operaciones derivadas de préstamos y plazos fijos (inversiones). Este módulo le permite crear préstamos con diversas y modificables formas de interés y de plazos en el tiempo. Permite llevar el control de la contabilización de cada evento de los instrumentos de préstamo o plazo fijo como asignación, gastos por intereses, abonos a capital, capitalizaciones, cambios de periodicidad, impuestos derivados de los intereses, periodificación de los intereses y monitorear el estado de cada préstamo o plazo fijo, permite además integrarse con el flujo de caja estándar de SAP, entre otras tantas opciones que evitan que su compañía siga llevando este control en hojas de cálculo.